Segnalazioni Whistleblowing: tutta la procedura da

La nuova normativa in materia di Segnalazioni di Whistleblowing prevista dal D.Lgs. 24/2023 ha introdotto diversi obblighi organizzativi per gli enti destinatari.

In particolare, gli enti pubblici e gli enti privati che ricadono nell’ambito di applicazione della normativa, sono tenuti ad adottare specifiche procedure sulla gestione dei canali interni di segnalazione, anche mettendo a disposizione dei soggetti interessati, in luoghi facilmente accessibili, informazioni chiare sui canali, sulle modalità e sui presuppostiper effettuare le segnalazioni.

Inoltre, gli enti privati che adottano un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001(c.d. Modelli 231) devono prevedere all’interno di tali documenti i canali interni di segnalazione e il sistema disciplinare applicabile per gli illeciti rilevanti in materia di Whistleblowing.

La gestione delle segnalazioni di Whistleblowing interne all’organizzazione deve essere oggetto di una specifica procedura aziendale in cui definire:

• l’oggetto delle segnalazioni, in ragione della tipologia dell’ente, delle sue dimensioni, del contesto di businesse del suo sistema di compliance(es. adozione Modello 231);
• le modalità di segnalazione attraverso i canali interni attivati dall’ente stesso (es. piattaforma informatica, messaggistica vocale dedicata);
• l’ufficio/soggetto interno ovvero il soggetto esterno autonomo e dedicato alla gestione delle segnalazioni, con personale specificamente formato (es. Internal Audit o società di consulenza);
• le tutele previste in materia di riservatezza e ritorsioni (es. obbligo del consenso espresso per rivelare a terzi l’identità del segnalante, nullità di provvedimenti ritorsivi);
• le responsabilità per comportamenti illeciti (es. sanzioni disciplinari per ritorsioni, violazioni della procedura o per segnalazioni false in mala fede).

Come deve essere la segnalazione

Le segnalazioni possono essere presentate attraverso divere modalità di trasmissione.

Sia i canali interni degli enti sia quello esterno attivato dall’ANAC, infatti, devono consentire ai segnalanti di effettuare le proprie segnalazioni per iscritto (ad esempio mediante piattaforma informatica) oppure oralmente, mediante una linea telefonica gratuita o un altro sistema di messaggistica vocale.

Su richiesta della persona segnalante, inoltre, devono essere consentite segnalazioni attraverso incontri diretti con il gestore designato, da fissare entro un termine ragionevole dalla richiesta del segnalante.

Ogni modalità di segnalazione attivata dall’ente dovrà garantire la riservatezza dei dati trattati (interessati, contenuto e allegati), anche attraverso sistemi di crittografia per le modalità di tipo informatico.

Chi può inviare le comunicazioni di illeciti

Le segnalazioni di Whistleblowing possono essere inviate da una pluralità di soggetti legittimati a norma di legge. Difatti, le persone fisiche che effettuano una segnalazione possono essere sia i dipendenti dell’ente, sia i lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa per l’organizzazione, nonché i dipendenti e collaboratori dei fornitori di lavori, beni e servizi da essa commissionati, i volontari e tirocinanti (anche non retribuiti), gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza dell’ente, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto. Preme ricordare, infine, che la tutela del segnalante si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso).

Identità e Tutela del segnalante

La normativa in materia di Whistleblowing tutela il soggetto segnalante attraverso l’obbligo per l’ente che attiva i canali di segnalazione e per il gestore delle stesse designato di adottare misure di sicurezza idonee a garantirela riservatezza dell’identità del segnalante (e dell’eventuale facilitatore,  ossia la persona fisica che assiste il soggetto segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata). Pertanto è indispensabile il consenso espresso del segnalante per rivelare a terzi la sua identità e, in alcuni casi, anche comunicare per iscritto allo stesso le ragioni che giustificano tale comunicazione di dati riservati.

Inoltre l’identità del segnalante non può essere rivelata anche nell’ambito di procedimenti connessi alla segnalazione ricevuta, come nel procedimento penale (fino alla chiusura delle indagini preliminari), nel procedimento dinanzi alla Corte dei Conti (fino alla chiusura dell’istruttoria) e nel procedimento disciplinare a carico del segnalato.

Whistleblowing e le segnalazioni anonime

La nuova normativa in materia di Whistleblowing non disciplina le segnalazioni anonime, limitandosi ad estendere alla persona che abbia fatto una segnalazione (o denuncia) anonima e che sia stata successivamente identificata le misure di protezione contro le ritorsionipreviste per il Whistleblower. In ogni caso, secondo le recenti indicazioni dell’ANACespresse nel proprio Schema di Linee Guida, i soggetti del settore pubblico e del settore privato che ricevono segnalazioni anonime tramite canali interni le devono considerare alla stregua di segnalazioni ordinarie (non, quindi, segnalazioni di Whistleblowing), da trattare secondo i criteri stabiliti nei rispettivi ordinamenti, con l’obbligo di registrarle e conservare la relativa documentazione per un periodo massimo di cinque anni dalla data di ricezione così da renderle rintracciabili ove il segnalante (o denunciante) comunichi all’ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione (o denuncia) anonima.

Chi riceve le segnalazioni

La gestione delle segnalazioni interne all’organizzazione deve essere affidata:

• al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (c.d. RPCT), nei soggetti del settore pubblico che hanno obbligatoriamente tale figura;
• in tutti gli altri casi, ad una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero ad un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

Anac, organo di vigilanza del Whistleblowing

La nuova normativa sul Whistleblowing rafforza il ruolo e le responsabilità dell’ANAC in materia in quanto attribuisce a tale Autorità:

• la gestione in esclusiva del canale esterno di segnalazione, sia nel settore pubblico sia nel settore privato;
• l’obbligo di adottare entro tre mesi dall’entrata in vigore della normativa e sentito il parere del Garante Privacy, Linee Guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne;
• la gestione dell’elenco degli enti del terzo settore per le misure di sostegno ai soggetti segnalanti;
• la gestione dei casi di ritorsione verso il segnalante (o denunciante), nel settore pubblico e nel settore privato;
• il potere di sanzionare gli autori di illeciti in materia di Whistleblowing (es. per ritorsioni, mancanza di procedure/canali a norma, responsabilità civile per diffamazione o calunnia del segnalante/denunciante).

Registro, gestione e conservazione 

Il soggetto gestore delle segnalazioni, ricevuta una segnalazione, è tenuto a registrarla e a rilasciare al soggetto segnalante, entro sette giorni dalla ricezione della comunicazione, un avviso di ricevimento della segnalazione stessa.

Quindi tale gestore deve:

• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante anche richiedendole, se necessario, integrazioni (es. richiesta di informazioni aggiuntive e/o documenti rilevanti);
• dare diligente seguito alla segnalazione ricevuta (es. avviando l’attività di indagine);
• fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Tutta la documentazione pertinente la segnalazione e l’eventuale relativa indagine, dovrà essere conservata dal soggetto gestore in un archivio dedicato per un arco temporale non superiore a cinque anni (a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione), in modo idoneo ad assicurare la tracciabilità delle attività svolte dal gestore medesimo (comprovanti l’adempimento degli obblighi di legge) e, al contempo, a garantire che non vi sia accesso alle informazioni/documenti da parte di terzi non autorizzati, interni ed esterni all’organizzazione.