Whistleblowing: le linee guida dell'Anac
Il 14 luglio l’ANAC ha pubblicato le Linee Guida in materia di Whistleblowing in attuazione di quanto previsto dall’art. 10 del D.Lgs. 24/2023 (https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing).
Di seguito alcuni passaggi del testo di particolare rilievo per tutte le organizzazioni, pubbliche e private, tenute a dare attuazione alla Normativa Whistleblowing:
- al segnalante va garantita la scelta fra diverse modalità di segnalazione: o in forma scritta, anche con modalità informatiche (piattaforma online), o in forma orale;
- la segnalazione in forma scritta non può essere effettuata con la posta elettronica ordinaria e la PEC in quanto strumenti non adeguati a garantire la riservatezza. Qualora si utilizzino canali e tecniche tradizionali, ossia la posta cartacea, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, la seconda con la segnalazione; entrambe le due buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione;
- la segnalazione in forma orale può essere effettuata alternativamente, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole;
- il gestore interno della segnalazione deve essere un soggetto/ufficio (con personale specificamente formato attraverso corsi dedicati) che goda di imparzialità ed indipendenza nello svolgimento delle sue attività (c.d. autonomia) e tale può essere ad esempio l’Internal Audit o l’Organismo di Vigilanza dell’ente;
- il gestore delle segnalazioni qualora ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione deve rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze. Non spetta, infatti, al gestore della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione;
- con riferimento al “riscontro” da effettuare entro il termine di tre mesi, si evidenzia che lo stesso può anche essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative alle attività che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. Ovviamente, in tale caso, terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati alla persona segnalante;
- con riferimento ai ruoli in materia di tutela dei dati personali, è stato ribadito che i soggetti gestori delle segnalazioni, ove interni all’ente, sono da considerarsi autorizzati al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 29 e 32, paragrafo 4, GDPR e art. 2-quaterdecies DLgs. 196/2003; ove esterni all’organizzazione, sono da considerarsi responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
- le sanzioni ANAC per violazione della Normativa Whistleblowing, ove riguardino l’ipotesi diomessa attività di verifica e di analisi delle segnalazioni ricevute, sono irrogate nei confronti delsoggetto gestore della segnalazione;
- nel caso in cui sia palese l’assoluta irrilevanza rispetto alla vicenda segnalata di parti della segnalazione, che contengono dati personali, ai sensi dell’art. 13, comma 2, D.Lgs. 24/2023, taliparti saranno oggetto di “oscuramento” (equivalente a cancellazione logica) e non utilizzati per le successive attività di istruttoria. Nell’eventualità di trasmissione a terzi, la segnalazione dovrà essere epurata da elementi ritenuti non significativi o utili;
- nell’ottica di privilegiare la volontà del segnalante, è sempre possibile per quest’ultimo ritirare la segnalazione mediante apposita comunicazione da trasmettere attraverso il canale originariamente prescelto per l’inoltro della stessa. In tale specifico caso, gli accertamenti eventualmente già avviati a seguito della segnalazione si arresteranno, salvo che si tratti di questioni procedibili d’ufficio.
