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Whistleblowing, tutto ciò che c’è da sapere per mettersi in regola

Con l’entrata in vigore della normativa italiana di attuazione della Direttiva Europea sul Whistleblowing (Decreto Legislativo 24/2023) le organizzazioni pubbliche e private sono tenute ad ottemperare a nuovi obblighi per essere conformi alle prescrizioni di legge e non incorrere in sanzioni pecuniarie.

Introduzione generale

Con il recepimento a livello nazionale della Direttiva Europea sul Whistleblowing, la gestione delle segnalazioni di illeciti o violazioni, anche di rilevanza comunitaria, deve essere svolta nell’ambito delle organizzazioni pubbliche e delle aziende private attraverso l’adozione di specifici canali di comunicazione, preferibilmente informatici, che garantiscano misure di sicurezza a tutela della riservatezza dei dati trattati. Le segnalazioni possono essere inoltrate da dipendenti (anche ex dipendenti o candidati ad una posizione lavorativa), collaboratori, lavoratori autonomi, consulenti, volontari, tirocinanti (anche non retribuiti), azionisti, persone apicali dell’azienda e personale di fornitori aziendali.

I soggetti del settore pubblico e le imprese con almeno 50 dipendenti, ovvero operanti in specifici settori o comunque dotate di un Modello organizzativo ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001, devono adeguarsi alla nuova normativa. La scadenza prevista è il 15 luglio 2023 per tutti i soggetti obbligati, salvo che per le aziende con meno di 250 dipendenti che devono adeguarsi entro il 17 dicembre 2023.

Gli adempimenti obbligatori per le organizzazioni attengono a questioni di risk management, corporate governance e data protection. In particolare, oltre all’istituzione di canali di segnalazione interna con adeguate misure di sicurezza, l’organizzazione o l’azienda deve individuare il soggetto a cui affidarne la gestione del canale di segnalazione, implementare la relativa procedura, aggiornare il Modello 231, il sistema disciplinare, il set documentale privacy, fare divulgazione e formazione sul tema a tutti gli interessati.

Table of Contents

Cos’è il Whistleblowing

Il Whistleblowing, termine anglosassone con il quale si identifica la c.d. soffiata, è uno strumento giuridico fondamentale per garantire legalità, trasparenza e correttezza sia nell’azione pubblica sia nell’attività imprenditoriale privata. Il Whistleblowing, infatti, è l’attività di segnalazione di comportamenti illeciti o violazioni rilevanti nell’ambito di una organizzazione per tutelare l’integrità dell’ente consentendogli, ove necessario, di attivare adeguate misure correttive nel sistema di controllo interno.

Cosa cambia con l’entrata in vigore della nuova legge sulla segnalazione degli illeciti da parte dei dipendenti o dei collaboratori

A seguito del recepimento in Italia della Direttiva UE sul Whistleblowing, entrano in vigore per gli enti, pubblici e privati, nuove norme sulla gestione delle segnalazioni di illeciti e violazioni commessi nell’organizzazione.

In particolare, la nuova Legge sul tema ha introdotto le seguenti novità:

sono stati ampliati gli enti privati tenuti ad attivare canali interni di segnalazione;
sono stati ampliati i soggetti che possono fare segnalazioni tutelate secondo la normativa;
nuove regole in materia di tutela della riservatezza;
nuove regole per la gestione delle segnalazioni;
nuovi canali di segnalazione/divulgazione utilizzabili dagli interessati;
specifiche sanzioni per le violazioni della normativa;
affidamento all’ANAC della gestione del canale esterno di segnalazione.

Whistleblowing e normativa italiana, il decreto legislativo e la direttiva europea

Il Decreto legislativo 24/2023 di recepimento della Direttiva europea (UE) 2019/1937 sul Whistleblowing ha riformato la previgente normativa italiana sulla tutela del segnalante di illeciti e violazioni nel settore pubblico (D.Lgs. 165/2001) e nel settore privato (D.Lgs. 231/2001). Dal 15 luglio 2023, gli enti pubblici e quelli privati interessati dovranno ottemperare agli obblighi di legge con l’adozione di canali di segnalazione idonei a tutelare la riservatezza dei dati trattati e l’affidamento degli stessi a personale, interno o esterno all’organizzazione, autonomo e specificamente formato. La nuova normativa prevede anche ulteriori canali di segnalazione, ossia la possibilità per gli interessati, ricorrendo determinati presupposti, di rivolgersi direttamente all’ANAC, di fare divulgazioni pubbliche o denunce all’autorità giudiziaria o contabile.

Gli adempimenti necessari e il modello 231

Gli enti dotati di un Modello 231 sono tenuti ad aggiornare il proprio sistema di organizzazione, gestione e controllo con la previsione di canali di segnalazione interna conformi alla nuova normativa sul Whistleblowing, da affidare alla gestione di soggetti autonomi e formati, del divieto di ritorsione nei confronti del segnalante e di sanzioni disciplinari per i responsabili di illeciti in materia (ad esempio: violazioni dell’obbligo di riservatezza, ostacolo alla segnalazione, ritorsioni, calunnie o diffamazioni).

Obblighi per le aziende private

In materia di Whistleblowing le aziende private con più di 50 dipendenti, ovvero operanti in specifici settori (servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), o comunque dotate di un Modello 231 devono attivare canali di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e del segnalato, adottare una procedura di gestione e fornire agli interessati tutte le informazioni sul tema, anche attraverso il proprio sito internet.

Obblighi per gli enti pubblici

Gli enti del settore pubblico devono attivare canali di segnalazione interna che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e del segnalato, adottare una procedura di gestione e fornire agli interessati tutte le informazioni sul tema, anche attraverso il proprio sito internet. La gestione del canale interno di segnalazione deve essere affidata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza ove obbligatoriamente previsto.

Whistleblowing: quali illeciti segnalare

Le segnalazioni, a seconda dell’ente, possono essere relative a:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello 231;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione di atti dell’Unione Europea o nazionali, relativi a specifici settori:
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea ovvero riguardanti il mercato interno o che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Procedure per le segnalazioni di whistleblowing

Gli enti pubblici e le aziende devono attivare canali di segnalazione interna che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione del canale di segnalazione deve essere affidata a una persona o a un ufficio interno ovvero a un soggetto esterno, autonomo e formato.

Il gestore della segnalazione deve:

rilasciare al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni;
mantenere le interlocuzioni con il segnalante, anche richiedendo integrazioni;
dare diligente seguito alle segnalazioni;
fornire riscontro entro tre mesi.

Le segnalazioni anonime

La nuova normativa sul Whistleblowing non vieta le segnalazioni anonime, ossia quelle in cui il segnalante non si sia identificato, le quali, quindi, potranno essere gestire dall’ente attraverso i propri canali di segnalazione interna. Le misure di protezione contro comportamenti ritorsivi conseguenti alla segnalazione saranno applicabili anche in caso di segnalazione anonima ove il segnalante sia stato successivamente identificato e abbia subito ritorsioni.

Whistleblowing e privacy

La gestione del canale interno di segnalazione impone alle organizzazioni di ottemperare a determinati obblighi anche in materia di privacy, tenuto conto di quanto previsto dalla nuova normativa sul Whistleblowing, dal GDPR e dal Garante nei suoi provvedimenti. In particolare dovranno:

adottare adeguate misure di sicurezza;
predisporre informative privacy;
predisporre atti di nomina per i gestori;
fare la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali (DPIA);
aggiornare il Registro dei trattamenti dei dati personali.

Le sanzioni previste

La normativa in materia di Whistleblowing affida all’ANAC il potere di applicare sanzioni pecuniarie da 10 mila a 50 mila euro quando si accertano i seguenti illeciti:

ritorsioni, segnalazione ostacolata o tentativo di ostacolarla;
violazione dell’obbligo di riservatezza;
mancanza di canali di segnalazione, delle necessarie procedure ovvero procedure non conformi alla norma;
mancata attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

È altresì sanzionabile anche chi effettua una segnalazione falsa/infondata, con dolo o colpa grave.

Le linee guida dell’Anac

L’ANAC è l’Autorità compente per la gestione delle segnalazioni esterne, sia nel settore pubblico sia nel settore privato. La nuova normativa in materia di Whistleblowing, infatti, ha esteso le competenze dell’Autorità alle aziende e le ha confermato anche quello di emanare, entro tre mesi dall’entrata in vigore della nuova disciplina e sentito il parere del Garante privacy, linee guida sulle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne che prevedano l’utilizzo di modalità anche informatiche e promuovano il ricorso alla crittografia.

Il parere di Confindustria

Confindustria adotta linee guida e pareri di settore per aiutare le aziende ad orientarsi nell’applicazione delle normative di riferimento. A tal fine, si è più volte espressa sul tema del whistleblowing, anche nelle linee guida in materia di Modelli 231 di giugno 2021, e da ultimo nei pareri sulla nuova disciplina, ove ha evidenziato diverse criticità nell’individuazione dei soggetti pubblici e privati interessati, dell’oggetto della segnalazione e nella gestione dei canali interni nei gruppi di imprese.

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